Blog
|
|
| Weerstand overwinnen bij een team - dinsdag 6 januari 2015 |
|
Wil jou team ook niet wat jij wilt? Wanneer ik met collega managers spreek, hoor ik vaak dat mensen in hun team niet dezelfde richting op willen die zij en de organisatie op willen. Herken jij dit? Is dat ook echt zo? Hieronder een aantal tips hoe je je team mee kan krijgen met relatief weinig energie. Ik geloof er in dat mensen in principe willen en heel veel kunnen. Het managen volgens de Y theorie van McGregor, al moet ik eerlijk bekennen dat soms een beetje X ben. Ik ga er vanuit dat mensen willen veranderen wanneer ze daar de voordelen van zien. Die voordelen moeten groter zijn dan de weerstand om te veranderen. Het is je taak als manager dat helder te maken en dan gaat het team zelf in de richting waar jij en het bedrijf heen willen. Leuk gezegd ………….. maar hoe doe ik dat? Voorbeeld situatie: Een inkoop proces. Het op de juiste plaats, op het juiste moment het juiste materiaal beschikbaar hebben tegen de juiste voorwaarden. Persoon 1 is verantwoordelijk is voor het maken van leveranciers contracten met de voorwaarden. Afgerekend op prijs en kwaliteit. Persoon 2 is verantwoordelijk voor het bestellen van het materiaal. Afgerekend op voorraad. Persoon 3 is verantwoordelijk voor het oplossen van te laat leveringen. Afgerekend op beschikbaarheid. Persoon 1, 2, en 3 worden elk afgerekend op eigen prestatie en niet op een optimaal bedrijfsresultaat (klanttevredenheid). Het is geen uitzondering dat ze verschillende managers hebben, met ieder verschillen targets. De directeur heeft aangegeven dat de klanttevredenheid omhoog moet en dat jullie sneller moeten leveren en leveren op de afgesproken datum. Waarom komt het inkoop team dan niet in beweging? Behalve misschien persoon 3, maar die geeft de moed al snel op. Stap 1. Waarom veranderen? Zodra je weerstand merkt bij veranderingen, vraag je af waarom. Mensen moeten eerst concreet het probleem of de uitdaging zien en (soms) er last van hebben. Het moet gaan "leven”. Waarom zou je veranderen wanneer er geen probleem is, geen noodzaak om te veranderen? Zou je dat zelf doen? Hoe maak je iedereen in dit proces verantwoordelijk voor de uitkomst? In dit voorbeeld: Maak alle 3 verantwoordelijk voor de uitkomst, spreek ze daar op aan en laat ze samen zorgen voor het oplossen van de problemen. Geef aan hoe ze samen bijdragen aan het resultaat. Hoe kun je dat doen? Stap 2. Het probleem zichtbaar maken of visualiseren. Hoe kun je dat doen? Meten. Bijvoorbeeld: Ga meten of de leverancier zich aan de contract afspraken houdt en jij als bedrijf. Waar gaat het mis en waar gaat het goed? Hoe komt dat? Laten zien/delen. Laat de 3 personen concreet met elkaar praten over problemen die ze tegen komen en laat ze met oplossingen komen. Geef elkaar terugkoppeling of de input goed was en wat beter kan. Waardestroom analyse maken (Value Stream map/VSM, procesflow). Maak een waardestroom analyse met de leverancier en klant van het proces. Markeer de knelpunten en spreek acties af hoe dit aan te pakken. Volg dit op, toon interesse en geef het prioriteit (en dus je aandacht). Verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Kunnen de taken van persoon 1, 2 en 3 ook worden gecombineerd naar 1 of 2 personen in plaats van 3? Dat maakt het simpeler, directer met minder communicatie. Stap 3. Probleem duidelijk en de noodzaak wordt gezien en er is nog weerstand. Hoe kan dat? Vraag jezelf het volgende af: 1. Is er een probleem wat nog groter is, wat eerst opgelost moet worden? Bijvoorbeeld er zijn dagelijks meerdere voorraadverschillen. 2. Zijn de randvoorwaarden er? Bijvoorbeeld, capaciteit, prioriteit op afdelingen die mee moeten werken aan de oplossing. 3. Is het probleem er nog niet, maar komt het er aan? Niet iedereen is in staat een probleem te zien wat er voor jou duidelijk aankomt, maar er nog niet is. Bereid dan zoveel mogelijk de randvoorwaarden voor, zodat je snel kan schakelen wanneer het probleem is gearriveerd. Je zult zien met bovenstaande stappen kun je met minder energie (push) veel meer kunnen verbeteren binnen je team (pull). Je zult er zelf energie van krijgen want mensen worden enthousiast om te verbeteren. Waar je eerst dacht te moeten pushen, moet je misschien nu een beetje remmen om te zorgen dat iedereen het tempo kan bijhouden en de borging goed is. Ik hoor graag jullie ervaringen. |
Birgit Nijhuis
Links ter inspiratie: |
View Birgit Nijhuis's profile
